Contabilidade atrasada: por onde começar a regularização da empresa

Quando a contabilidade fica atrasada, a tendência é tentar resolver tudo de uma vez. O caminho mais seguro é o inverso: primeiro entender quais períodos estão em aberto, quais documentos existem e quais obrigações deixaram de ser entregues. Só depois disso é possível definir o escopo e a ordem do trabalho.

1. Levante os períodos em aberto

Identifique desde quando a escrituração não foi feita ou não foi concluída. Em empresas que trocaram de contador, é comum que exista um período anterior bem documentado e outro sem registros. Anote mês a mês o que se sabe sobre cada período: houve faturamento, notas emitidas, funcionários, movimentação bancária?

2. Reúna os documentos que já existem

Antes de solicitar qualquer coisa a órgãos ou ao contador anterior, reúna o que está ao seu alcance. Esses documentos permitem estimar o volume do trabalho e as lacunas.

• Contrato social e alterações registradas
• Extratos bancários de todas as contas da empresa
• Notas fiscais emitidas e recebidas
• Guias pagas e comprovantes
• Folha de pagamento e documentos de funcionários, se houver
• Últimos balancetes ou demonstrativos entregues pelo contador anterior

3. Diferencie situação cadastral e situação fiscal

Um CNPJ pode aparecer como ativo no cadastro e, ainda assim, ter declarações não entregues ou débitos em aberto. Da mesma forma, uma pendência cadastral (endereço, atividade, sócios) não é resolvida com a entrega de declarações. Separar as duas frentes evita retrabalho e expectativas equivocadas.

4. Mapeie as obrigações deixadas para trás

Com os períodos e os documentos em mãos, o contador identifica quais obrigações acessórias e quais apurações precisam ser feitas ou refeitas. As obrigações variam conforme o regime tributário, a atividade e a existência de funcionários. Não existe uma lista universal, nem um prazo ou valor de multa que se aplique a todas as empresas.

5. Receba uma proposta com escopo definido

Uma proposta de regularização deve dizer quais períodos serão tratados, quais entregas serão feitas, quais documentos ainda faltam e o que fica fora do escopo. A partir daí, define-se a ordem de execução, normalmente priorizando o que tem maior impacto na rotina atual da empresa.

6. Acompanhe até a rotina voltar ao normal

Regularizar é diferente de manter a empresa em dia. Depois de tratar os períodos atrasados, a empresa precisa de uma rotina mensal de envio de documentos e acompanhamento para não voltar ao mesmo ponto.

Checklist rápido

1. Liste os períodos sem escrituração
2. Reúna extratos, notas e contratos
3. Separe pendências cadastrais e fiscais
4. Solicite o diagnóstico ao contador
5. Aprove um escopo por escrito
6. Defina a rotina mensal a partir da regularização

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