Política Conheça o Seu Cliente (KYC)

Esta Política complementa a Política de Prevenção à Lavagem de Dinheiro e Financiamento do Terrorismo, tendo por objetivo estabelecer os procedimentos adotados pela AQContábil no cadastro e credenciamento de clientes e na análise e classificação do perfil de risco, a fim de adequar a operação às melhores práticas de mitigação de riscos e garantir a adequada coleta, tratamento, atualização e armazenamento dos dados cadastrais — contribuindo, entre outros, para a prevenção aos crimes de lavagem de dinheiro e de financiamento ao terrorismo.

Esta Política foi baseada na legislação aplicável e nas disposições do Banco Central do Brasil (BACEN) e do Conselho de Controle de Atividades Financeiras (COAF), em especial:

• Circular BACEN nº 3.978, de 23 de janeiro de 2020 — política, procedimentos e controles internos de prevenção à utilização do sistema financeiro para lavagem de dinheiro;
• Lei Federal nº 9.613/1998 — crimes de lavagem ou ocultação de bens, direitos e valores;
• Lei Federal nº 12.683/2012 — torna mais eficiente a persecução penal dos crimes de lavagem de dinheiro;
• Resolução COAF nº 36/2021 — políticas, procedimentos e controles internos de prevenção à lavagem de dinheiro, ao financiamento do terrorismo e à proliferação de armas de destruição em massa;
• Resolução COAF nº 31/2019 — cumprimento de sanções da Lei nº 13.810/2019 e comunicações relacionadas a terrorismo e seu financiamento;
• Resolução COAF nº 40/2021 — procedimentos relativos a pessoas expostas politicamente.

Esta Política se aplica a todos os diretores, gestores, funcionários, prestadores de serviços, parceiros, prepostos, terceirizados, estagiários e quaisquer demais pessoas físicas ou jurídicas contratadas ou entidades que participem, de forma direta ou indireta, das atividades de negócios da AQContábil.

Conheça o seu cliente (KYC)

Conjunto de validações aplicadas à pessoa física ou jurídica com o objetivo de avaliar a real identidade do credenciado sob os aspectos de prevenção a fraudes, identificando coerência cadastral, legal e regulatória e apurando se as movimentações e a origem dos recursos financeiros são compatíveis com a sua natureza.

Pessoa Exposta Politicamente (PEP)

Pessoas que desempenham ou tenham desempenhado, nos últimos 5 anos, cargos, empregos ou funções públicas relevantes no Brasil ou em outros países, assim como seus representantes, familiares e pessoas de relacionamento próximo. Também são PEPs os dirigentes de escalões superiores de entidades de direito internacional público ou privado.

Background Check

Processo de avaliação e consistência de dados e documentos de pessoas e empresas, realizado antes do credenciamento.

Outros termos

• Cliente — qualquer pessoa natural ou jurídica com a qual seja mantido relacionamento destinado à prestação de serviços;
• Parceiro — pessoa jurídica que utiliza a plataforma de serviços da AQContábil para oferecer, direta ou indiretamente, soluções aos seus clientes;
• BACEN/BC — Banco Central do Brasil; COAF — Conselho de Controle de Atividades Financeiras; PLD — Prevenção à Lavagem de Dinheiro;
• Diretoria — órgão societário com as atribuições definidas em lei e no contrato social.

O relacionamento com um potencial cliente — e sua manutenção — deve ser guiado pela perspectiva ética e de transparência sob a ótica do “Conheça o seu Cliente”, e não isoladamente pelo interesse comercial ou financeiro. A AQContábil não formaliza relações comerciais sem antes realizar os procedimentos desta Política, salvo em casos excepcionais, com autorização da Diretoria, em que é permitido o início dos serviços por até 30 dias sem a finalização do credenciamento — obrigatório após esse prazo.

A partir das informações coletadas — dados pessoais, capacidade financeira, retrospecto de operações bancárias e demais referências — classificamos os potenciais clientes em três níveis de perfil de risco:

Realizada a classificação, o cliente é enquadrado em uma das categorias abaixo, que determinam se prosseguiremos com o relacionamento:

• Aceito (Aprovado) — níveis Baixo e Médio, com todas as informações identificadas e sem apontamentos impeditivos ou suspeita de envolvimento em atividades proibidas por lei;
• Não recomendado (Negado) — nível Alto, com apontamentos impeditivos ou associação a corrupção, fraude, desvio de recursos públicos, sonegação fiscal, lavagem de dinheiro, contrabando, extorsão, estelionato, tráfico ou outras atividades proibidas.

Clientes classificados como “Não recomendado — Negado” só poderão usufruir dos serviços com anuência da Diretoria, mediante análise específica caso a caso. Sem essa anuência, a AQContábil recusará o credenciamento.

A Diretoria de Compliance é responsável pela edição, implementação e fiscalização desta Política, cabendo-lhe adotar todas as medidas cabíveis para sua fiel observância.

5.1 Relacionamentos proibidos

O início do relacionamento será negado quando identificadas as seguintes situações:

• Situação do CPF diferente de REGULAR;
• CNPJ ou CPF INATIVO ou BLOQUEADO;
• CNPJ em nome de terceiros sem procuração;
• Inconsistência entre o endereço informado e o registrado na Receita Federal, com indícios de fraude;
• Situação fiscal IRREGULAR;
• Presença da pessoa física, jurídica, sócios ou representantes legais em qualquer lista restritiva;
• Shell banks (instituições financeiras sem presença física em uma jurisdição);
• Envolvimento com crime organizado, terrorismo, tráfico de pessoas, trabalho infantil ou escravidão, exploração sexual, tráfico de drogas ou armas, falsificação de moeda, pirataria, contrabando ou qualquer atividade contrária à legislação brasileira;
• Histórico de condenação ou mídia negativa relevante associada a crimes ou irregularidades fiscais, socioambientais e penais;
• Confirmação de fraude nos documentos de identificação;
• Menor de idade com CPF ou participante em quadro societário;
• Documento vencido ou inválido;
• Divergência significativa nas informações apresentadas (e-mail, telefone, IP de localização, ramo de atividade);
• Dados vinculados ao CPF ou CNPJ em blocklist de fraude interna ou externa.

5.2 Formulários adicionais

Clientes de Alto Risco aprovados com ressalvas — ou por discricionariedade da Diretoria — devem preencher formulário adicional, remetido à área de Compliance, com:

• Motivos pelos quais deseja manter relacionamento com a AQContábil;
• Situação financeira e escopo de negócio, com identificação da origem dos fundos;
• Checagem da consistência entre as negociações pretendidas, os ativos e a posição financeira;
• Declaração jurídica atestando a legalidade da origem dos fundos ou recursos, se necessário.

6.1 Coleta de informações

Mantemos controles para confirmar as informações cadastrais, evitar o uso por terceiros e identificar os beneficiários finais. É obrigatória a pesquisa reputacional em bases de dados terceirizadas (background check), além do aceite dos Termos e Condições. A coleta inicial ocorre por formulário cadastral, com envio de cópia dos documentos de identificação (RG ou CNH).

Para pessoa jurídica, as informações devem abranger as pessoas naturais autorizadas a representá-la e a cadeia de participação societária, até alcançar o beneficiário final ou pelo menos 75% do quadro societário. Companhias abertas devem informar controladores, administradores e diretores.

6.2 Pesquisas

Utilizamos ferramentas externas e bureaus para validar todos os dados e documentos de pessoas físicas e jurídicas — incluindo sócios e representantes. Só consideramos clientes os classificados como “Aceito — Aprovado”, com situação regular (pessoa física) ou cadastro ativo (pessoa jurídica). CPF ou CNPJ cancelado, pendente de regularização, suspenso, nulo, inapto ou baixado resulta automaticamente em “Não recomendado — Negado”, assim como a resistência do cliente em prestar informações.

O cliente também será categorizado como “Não recomendado — Negado” quando identificado:

• Inconsistência e/ou fraude cadastral ou documental;
• Processo criminal de natureza financeira ou de lavagem de dinheiro;
• Pessoa, empresa, sócio ou beneficiário final em lista restritiva;
• Pessoa, empresa, sócio ou beneficiário final em blocklist interna ou externa.

As pesquisas são realizadas no cadastro e na atualização dos dados, feita no mínimo anualmente, ou sempre que houver necessidade ou diligência do time de Compliance.

6.3 Pessoas Expostas Politicamente

Se o cliente for identificado como PEP, o relacionamento não será iniciado e o cadastro será classificado como “Não recomendado — Negado”. Caso a Diretoria aprove excepcionalmente o cadastro, o cliente será categorizado como Alto Risco.

6.4 Capacidade financeira

Analisamos, em conjunto com a pesquisa, a renda mensal (pessoas físicas) e o faturamento médio mensal (pessoas jurídicas), bem como restrições por inadimplência em órgãos de proteção ao crédito.

6.5 Encerramento de conta

A AQContábil poderá solicitar o encerramento do relacionamento, independentemente de notificação ou interpelação, na hipótese de:

• Falência, recuperação extrajudicial ou insolvência de qualquer das partes, decretada ou requerida;
• Descumprimento das normas de compliance pelo cliente;
• Tentativa ou prática de atos para realizar transações ilegítimas, ilícitas ou fraudulentas, ou para burlar regras, políticas ou normativos internos;
• Informações prestadas que não correspondam à verdade ou que não sejam atualizadas nos prazos impostos;
• Identificação, após o credenciamento, de condição impeditiva prevista nas pesquisas.

6.6 Atualização das informações

A atualização cadastral segue o perfil de risco do cliente:

Ramos de atividade considerados “Restritos” (Anexo I do documento interno) devem ser autorizados pela área de Compliance antes do início do relacionamento. Ramos “Proibidos” não são credenciados em nenhuma hipótese.

Todo descumprimento desta Política está sujeito a ações disciplinares. Violadores podem receber, a critério do Responsável, advertência verbal ou escrita, suspensão, demissão ou término do vínculo contratual. Qualquer violação conhecida deve ser comunicada imediatamente ao Responsável ou à área de Compliance, por qualquer meio.

Cabe ao Responsável, em conjunto com a área de Compliance, averiguar e monitorar as comunicações de violação, deliberando sobre as penalidades aplicáveis, incluindo o desligamento imediato de colaborador. Todos os Destinatários são igualmente responsáveis por evitar riscos de segregação e confidencialidade, devendo agir de forma proativa e íntegra e, em caso de dúvida, consultar a área de Compliance.

Esta Política entra em vigor na data de sua assinatura e disponibilização aos Destinatários, sendo revisada e atualizada pela área de Compliance com frequência mínima de uma vez a cada 12 meses.

Esta Política foi aprovada por: