Política de PLD/CFT

Esta Política estabelece as diretrizes e regras adotadas pela AQContábil e por todos os seus funcionários, clientes, parceiros e prestadores de serviços, com o objetivo de prevenir a prática de lavagem de dinheiro e o financiamento ao terrorismo durante a prestação dos seus serviços.

Cumprimos integralmente a legislação aplicável e as disposições do Banco Central do Brasil (BACEN) e do Conselho de Controle de Atividades Financeiras (COAF), em especial:

• Circular BACEN nº 3.978/2020 — política, procedimentos e controles internos de prevenção à lavagem de dinheiro;
• Lei Federal nº 9.613/1998 — crimes de lavagem ou ocultação de bens, direitos e valores;
• Lei Federal nº 12.683/2012 — torna mais eficiente a persecução penal dos crimes de lavagem;
• Lei nº 13.810/2019 — cumprimento de sanções do Conselho de Segurança da ONU (CSNU);
• Resolução BCB nº 44/2020 e Instrução Normativa BCB nº 262/2022 — execução das medidas da Lei nº 13.810/2019;
• Resoluções COAF nº 36/2021, nº 31/2019 e nº 29/2017 — controles internos, sanções e pessoas expostas politicamente.

Aplica-se a todos os sócios, diretores, gestores, administradores, funcionários, prestadores de serviços, prepostos, terceirizados e demais pessoas físicas ou jurídicas que participem, direta ou indiretamente, das atividades da AQContábil, bem como a todos os clientes e demais pessoas que utilizem nossos serviços ou estabeleçam relação comercial conosco.

Lavagem de dinheiro

Conjunto de operações comerciais ou financeiras destinadas a ocultar a origem de ativos oriundos de atividades ilegais, transformando-os em recursos aparentemente lícitos. O processo costuma ocorrer em três etapas, muitas vezes simultâneas:

• Colocação — inserção do dinheiro no sistema econômico por meio de depósitos, investimentos ou compra de bens, dificultando identificar sua procedência.
• Ocultação — movimentações sucessivas que quebram a cadeia de evidências, como transferências eletrônicas, contas de terceiros ("laranjas") e empresas de fachada.
• Integração — reincorporação formal dos ativos à economia, por meio de investimentos e negócios que legitimam o recurso ilícito.

Financiamento ao terrorismo

Distribuição de recursos destinados a atividades terroristas, geralmente originados de outras organizações criminosas ou de doações a instituições de caridade de fachada.

Pessoa Exposta Politicamente (PEP)

Pessoas que desempenham ou desempenharam, nos últimos 5 anos, cargos, empregos ou funções públicas relevantes no Brasil ou no exterior, assim como seus representantes, familiares e pessoas de relacionamento próximo.

Beneficiário final

Pessoa natural que, isolada ou em conjunto, controla ou influencia significativamente um cliente ou parceiro. A AQContábil adota o critério de participação societária igual ou superior a 75% do capital social.

Todos os destinatários devem cumprir os deveres, controles e práticas desta Política, zelando pelo cumprimento das normas éticas e legais e comunicando imediatamente qualquer violação ao responsável, para adoção das providências cabíveis.

A estrutura de governança considera o perfil dos clientes, a gestão de risco, o modelo de negócio, as operações, os produtos, as tecnologias e as atividades exercidas, buscando evitar riscos financeiros, jurídicos, reputacionais e socioambientais.

Qualquer cliente, funcionário, colaborador ou parceiro pode realizar denúncia anônima sobre irregularidades por meio do canal de denúncias.

6.1 Clientes

O cadastro de clientes segue os princípios da completude e da veracidade, com procedimentos robustos, validações, segregação de funções e salvaguarda de informações. O manual interno "Conheça seu Cliente" (KYC) define a coleta tempestiva de informações e documentos e a análise da veracidade dos dados enviados. São adotadas as medidas:

• Validação das informações cadastrais;
• Atualização cadastral de acordo com a classificação de risco;
• Avaliação da origem do patrimônio e dos recursos do cliente.

Com base no tipo de cliente, natureza jurídica, atividade, localização geográfica, produtos, serviços e canais utilizados, o perfil de risco é classificado como baixo, médio ou alto.

6.1.1 Pessoas Expostas Politicamente

• Obter autorização prévia da Diretoria para iniciar ou manter a relação de negócios;
• Adotar diligências para estabelecer a origem dos recursos;
• Conduzir monitoramento reforçado e contínuo da relação.

A identificação é feita por consulta às bases do Governo Federal, fontes abertas e bases públicas ou privadas. PEPs recebem categorização de risco "Alto" e a base de clientes é reavaliada periodicamente para identificar mudanças nessa condição.

6.2 Funcionários

Critérios de contratação, orientação, acompanhamento e treinamento estão previstos na Política de "Conheça o seu Funcionário" (KYE), em conformidade com a Circular BACEN nº 3.978/20.

6.3 Parceiros e fornecedores

• Obter informações que permitam compreender a natureza da atividade e a reputação do terceiro;
• Verificar se o terceiro foi objeto de investigação relacionada a lavagem de dinheiro ou financiamento do terrorismo;
• Certificar a licença do instituidor do arranjo para operar, quando aplicável;
• Conhecer os controles de PLD/CFT adotados pelo terceiro;
• Dar ciência do contrato à Diretoria.

6.4 Produtos e serviços

Toda nova oferta de produto, serviço, canal de comercialização ou tecnologia que impacte os processos de PLD/CFT depende de aprovação do Diretor de Compliance, que identifica os riscos inerentes e a necessidade de novos controles.

6.5 Tecnologia

Utilizamos recursos tecnológicos para automatizar e sustentar os processos de monitoramento, análise, controle, cadastro e treinamento. Antes de adotar nova tecnologia, avaliamos seus impactos nos procedimentos de PLD/CFT.

6.6 Avaliação de risco

Adotamos abordagem baseada em risco, proporcional aos riscos identificados, considerando probabilidade e impactos financeiros, jurídicos, reputacionais e socioambientais. A Avaliação Interna de Risco (AIR) é documentada, revisada e aprovada pela Diretoria no mínimo anualmente e classifica em baixo, médio e alto os riscos de:

• Clientes;
• Instituição;
• Operações, transações, produtos e serviços, incluindo canais de distribuição e novas tecnologias;
• Atividades exercidas por funcionários, parceiros e prestadores terceirizados.

6.7 Monitoramento e comunicação

• Monitoramento da compatibilidade das transações com o perfil do cliente;
• Conhecimento da origem e do destino dos recursos movimentados;
• Identificação, análise, decisão e reporte de situações com indícios dos crimes da Lei nº 9.613/1998;
• Documentação detalhada dos parâmetros, regras e cenários de monitoramento;
• Garantia de rastreabilidade e verificação da efetividade dos sistemas.

6.7.1 Detecção

São analisadas, entre outras, as operações que:

• Por habitualidade, valor ou forma, configurem artifício para burlar esta Política;
• Apresentem indícios de ocultação ou dissimulação de informações da transação;
• Sejam incompatíveis com a capacidade financeira do cliente;
• Envolvam pessoas expostas politicamente, brasileiras ou estrangeiras;
• Não permitam identificar os beneficiários finais;
• Sejam oriundas ou destinadas a países com apontamentos formais no GAFI;
• Envolvam clientes cujas informações cadastrais não seja possível manter atualizadas.

6.7.2 Análise

Cada ocorrência gera um dossiê completo com as justificativas que levaram (ou não) à comunicação aos órgãos reguladores. Operações com sérios indícios dos crimes da Lei nº 9.613/98 são comunicadas ao Diretor de Compliance, que decide sobre o reporte ao COAF em até 45 dias da ocorrência; havendo decisão de comunicar, o envio ocorre até o dia útil seguinte. Os dossiês são arquivados por, no mínimo, 5 anos, com caráter confidencial. É proibido dar conhecimento ao cliente ou a terceiros sobre comunicações realizadas.

6.8 Determinações do CSNU

Cumprimos imediatamente as medidas de indisponibilidade de ativos determinadas por resoluções do Conselho de Segurança das Nações Unidas, comunicando o BACEN (BC Correio — pasta Deati/CSNU), o Ministério da Justiça e Segurança Pública e o COAF.

6.9 Registro de informações e guarda de documentos

Registramos tipo, valor, data, canal, identificação (CPF/CNPJ) de remetente e beneficiário, códigos de identificação das instituições envolvidas e contas utilizadas. Não são permitidas transações em espécie, nem a prestação de serviços a pessoas ou empresas estrangeiras sem registro em território brasileiro. Todos os registros ficam à disposição dos órgãos reguladores por no mínimo 5 anos.

6.10 Treinamento

O treinamento é aplicado na admissão e anualmente como reciclagem, em formato eletrônico e/ou presencial. Parceiros e fornecedores recebem materiais desenvolvidos pelo time de Compliance.

Anualmente realizamos a Avaliação de Efetividade desta Política e dos procedimentos que dela derivam (KYC, KYE, KYP, AIR, ABR e Monitoramento de Operações), sob supervisão do Diretor de Compliance e com aprovação da Diretoria, adotando:

• Análise da metodologia adotada na avaliação de efetividade;
• Realização de testes para mensuração da efetividade;
• Identificação de deficiências e definição de plano de ação em até 30 dias.

O descumprimento desta Política está sujeito a ações disciplinares, que podem incluir advertência verbal ou escrita, suspensão, demissão ou término do vínculo contratual.

Alta Administração

• Assegurar a adequada gestão, aplicabilidade e efetividade desta Política;
• Disseminar a cultura de prevenção a todos os destinatários;
• Garantir meios e ferramentas para a execução das funções de conformidade;
• Aprovar e manter atualizada esta Política.

Área de Compliance e Diretor de PLD/CFT

• Elaborar, atualizar e divulgar esta Política de forma clara e acessível;
• Garantir o alinhamento à Circular BACEN 3.978/20 e demais normativos;
• Monitorar operações, tratar alertas e reportar ao COAF quando aplicável;
• Avaliar previamente novos produtos e serviços;
• Atender demandas e auditorias dos órgãos reguladores.

Comitê de Compliance

• Aprovar os normativos internos relacionados à PLD/CFT;
• Acompanhar a efetividade das ações e propor novas medidas de controle;
• Deliberar sobre casos suspeitos e de risco alto.

Demais áreas

• Comercial, Cadastro, Recursos Humanos e Operações atuam como primeira linha de defesa nos processos de Conheça seu Cliente, Funcionário e Fornecedor;
• Tecnologia e Segurança da Informação asseguram o funcionamento e a segurança dos sistemas de PLD/CFT;
• Controles Internos e Auditoria avaliam anualmente a efetividade dos controles;
• Parceiros, fornecedores e clientes cumprem as obrigações contratuais e os termos de uso.

Esta Política entra em vigor na data de sua assinatura e disponibilização aos destinatários e é revisada pela área de Compliance no mínimo a cada 12 meses. A alta administração mantém toda a documentação relativa a esta Política por, no mínimo, 5 anos.

Esta Política é periodicamente revisada e atualizada pela área de Compliance, no mínimo a cada 12 meses ou sempre que necessário, devendo ser aprovada pela Diretoria.